Weryfikacja kontrahentów – dlaczego to obowiązek każdej firmy?

Weryfikacja kontrahentów – podstawa prawna

Obowiązek weryfikacji kontrahentów wynika z kilku przepisów prawa:

1. Ustawa o VAT – Biała Lista

Od 1 września 2019 roku przedsiębiorcy mają obowiązek sprawdzania rachunków bankowych kontrahentów w wykazie podatników VAT (Białej Liście) przed dokonaniem płatności powyżej 15 000 zł brutto.

Konsekwencje braku weryfikacji:

• Utrata prawa do odliczenia podatku VAT
• Solidarna odpowiedzialność za zaległości VAT kontrahenta
• Odpowiedzialność karna skarbowa

2. Należyta staranność w VAT

Organy podatkowe oczekują od przedsiębiorców zachowania należytej staranności przy wyborze kontrahentów. Oznacza to, że firma powinna:

• Sprawdzić status VAT kontrahenta
• Zweryfikować dane rejestrowe (KRS, CEIDG)
• Zachować dokumentację przeprowadzonej weryfikacji

3. Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (AML)

Firmy z sektora finansowego, biura rachunkowe, notariusze i inne podmioty zobowiązane mają obowiązek przeprowadzania procedury KYB (Know Your Business) – weryfikacji tożsamości i struktury własnościowej kontrahentów.

Co powinna obejmować weryfikacja kontrahentów?

Minimalna weryfikacja wymagana przez przepisy to:

1. Sprawdzenie statusu VAT – Biała Lista MF
2. Weryfikacja danych rejestrowych – KRS lub CEIDG
3. Zachowanie dokumentacji – potwierdzenie weryfikacji z datą

Pełna weryfikacja (rekomendowana) obejmuje dodatkowo:

• Analizę sprawozdań finansowych
• Sprawdzenie w bazach dłużników
• Weryfikację struktury własnościowej
• Ocenę scoringową ryzyka

Jak dokumentować weryfikację kontrahentów?

Dokumentacja weryfikacji jest kluczowa w przypadku kontroli podatkowej. Powinieneś zachować:

• Wydruk z Białej Listy – z datą weryfikacji i numerem rachunku
• Odpis z KRS lub wydruk z CEIDG – aktualny na dzień transakcji
• Raport weryfikacyjny – np. z platformy VERIFY w formacie PDF

Platforma VERIFY automatycznie generuje raport PDF z datą i godziną weryfikacji, który stanowi pełną dokumentację dla celów podatkowych.

Automatyczna weryfikacja kontrahentów z VERIFY

Platforma VERIFY pozwala spełnić wszystkie wymogi prawne dotyczące weryfikacji kontrahentów:

• Biała Lista VAT – automatyczna weryfikacja statusu i rachunków
• KRS i CEIDG – aktualne dane rejestrowe
• Scoring ryzyka – ocena 0-100 na podstawie wielu kryteriów
• Raport PDF – pełna dokumentacja z datą i godziną

Zacznij weryfikować kontrahentów zgodnie z przepisami – sprawdź firmę teraz.