Weryfikacja kontrahenta z Ukrainy – jak sprawdzić firmę UA?

Polska i Ukraina – rosnąca wymiana handlowa

Po 2022 roku Polska stała się jednym z kluczowych partnerów handlowych Ukrainy. Tysiące polskich firm nawiązuje współpracę z ukraińskimi dostawcami, producentami i usługodawcami. Wartość polsko-ukraińskiej wymiany handlowej przekroczyła 10 mld EUR rocznie.

Jednak weryfikacja ukraińskich kontrahentów jest dla polskich przedsiębiorców często wyzwaniem – inne rejestry, inny alfabet, inne przepisy prawne. Ten przewodnik wyjaśnia krok po kroku jak sprawdzić firmę z Ukrainy.

Podstawowe informacje o ukraińskich firmach

Formy prawne na Ukrainie

Najczęściej spotykane formy prawne ukraińskich firm:

Skrót	Pełna nazwa	Polski odpowiednik
ТОВ (TOW)	Товариство з обмеженою відповідальністю	Sp. z o.o.
ПрАТ	Приватне акціонерне товариство	Spółka akcyjna (prywatna)
ПАТ	Публічне акціонерне товариство	Spółka akcyjna (publiczna)
ФОП	Фізична особа-підприємець	Jednoosobowa działalność
ПП	Приватне підприємство	Przedsiębiorstwo prywatne

Numer identyfikacyjny ЄДРПОУ

Każda ukraińska firma posiada numer ЄДРПОУ (Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України) – 8-cyfrowy numer identyfikacyjny, odpowiednik polskiego NIP/REGON.

Dla osób fizycznych prowadzących działalność (ФОП) używany jest 10-cyfrowy numer РНОКПП (numer podatkowy osoby fizycznej).

Główne rejestry ukraińskich firm

1. Єдиний державний реєстр (EDR) – Jednolity Rejestr Państwowy

Najważniejszy rejestr ukraińskich podmiotów gospodarczych, prowadzony przez Ministerstwo Sprawiedliwości Ukrainy.

Dostęp: usr.minjust.gov.ua lub opendatabot.ua

Zawiera:

• Pełną nazwę i formę prawną firmy
• Numer ЄДРПОУ
• Adres siedziby
• Status (aktywna, w likwidacji, wykreślona)
• Dane właścicieli i zarządu
• Datę rejestracji

Uwaga: Strona jest w języku ukraińskim. Możesz użyć Google Translate lub skorzystać z platforma VERIFY, która integruje dane z EDR w języku polskim.

2. Реєстр платників ПДВ – Rejestr podatników VAT

Odpowiednik polskiej Białej Listy VAT. Sprawdź czy firma jest czynnym podatnikiem VAT na Ukrainie.

Dostęp: cabinet.tax.gov.ua

Wpisz numer ЄДРПОУ lub nazwę firmy.

3. VIES – weryfikacja numeru VAT UE

Jeśli ukraińska firma prowadzi działalność w UE lub jest zarejestrowana w Polsce jako podatnik VAT UE, sprawdź ją w VIES: ec.europa.eu/vies.

Ukraińskie firmy eksportujące do UE często rejestrują się jako podatnicy VAT w Polsce lub innym kraju UE.

4. Реєстр боржників – Rejestr dłużników

Sprawdź czy firma ma zaległości wobec ukraińskich sądów i komorników.

Dostęp: erb.minjust.gov.ua

5. Судовий реєстр – Rejestr sądowy

Sprawdź historię spraw sądowych firmy.

Dostęp: reyestr.court.gov.ua

Jak weryfikować ukraińskie firmy krok po kroku?

Krok 1: Znajdź numer ЄДРПОУ

Poproś kontrahenta o podanie numeru ЄДРПОУ. Możesz też wyszukać firmę po nazwie w EDR lub OpenDataBot.

Krok 2: Sprawdź status w EDR

Wejdź na opendatabot.ua (przyjazny interfejs po ukraińsku i angielsku) i wpisz numer ЄДРПОУ lub nazwę firmy. Sprawdź:

• Czy firma jest aktywna (статус: зареєстровано)
• Kto jest właścicielem i zarządem
• Czy nie jest w likwidacji (ліквідація) lub upadłości (банкрутство)

Krok 3: Zweryfikuj status VAT

Sprawdź w rejestrze podatników ПДВ czy firma jest czynnym podatnikiem VAT.

Krok 4: Sprawdź rejestr dłużników

Wejdź na erb.minjust.gov.ua i sprawdź czy firma nie ma zaległości egzekucyjnych.

Krok 5: Oceń ryzyko

Na podstawie zebranych informacji oceń ryzyko współpracy. Zwróć szczególną uwagę na:

• Wiek firmy (firmy założone po 2022 roku mogą być mniej stabilne)
• Siedzibę (czy nie jest w strefie konfliktu?)
• Strukturę właścicielską (czy właściciele są identyfikowalni?)

Szczególne ryzyka przy współpracy z firmami ukraińskimi

Ryzyko geopolityczne

Część Ukrainy jest objęta konfliktem zbrojnym. Firmy z obwodów: donieckiego, ługańskiego, zaporoskiego, chersońskiego i krymskiego mogą mieć ograniczoną zdolność operacyjną.

Jak sprawdzić: Zweryfikuj adres siedziby firmy i upewnij się, że nie znajduje się w strefie aktywnych działań wojennych.

Ryzyko walutowe

Ukraińska hrywna (UAH) jest walutą z ograniczoną wymienialnością. Transakcje mogą być realizowane w EUR lub USD – ustal walutę rozliczeniową w umowie.

Ryzyko prawne

Ukraińskie prawo handlowe różni się od polskiego. Przy kontraktach powyżej 50 000 EUR warto skonsultować się z prawnikiem znającym prawo ukraińskie lub wybrać prawo polskie jako właściwe dla umowy.

Ryzyko sankcji

Sprawdź czy firma lub jej właściciele nie figurują na listach sankcyjnych UE, USA lub UK. Możesz to zrobić przez:

• sanctions.eu – lista sankcji UE
• ofac.treasury.gov – lista OFAC (USA)

Dokumenty wymagane od ukraińskiego kontrahenta

Przy nawiązywaniu współpracy z ukraińską firmą poproś o:

1. Витяг з ЄДР (Wyciąg z EDR) – odpowiednik odpisu z KRS, aktualny (nie starszy niż 3 miesiące)
2. Статут (Statut spółki) – dokument założycielski
3. Довіреність (Pełnomocnictwo) – jeśli umowę podpisuje pełnomocnik, nie właściciel/zarząd
4. Свідоцтво платника ПДВ (Zaświadczenie podatnika VAT) – jeśli transakcja obejmuje VAT
5. Банківські реквізити (Dane bankowe) – numer konta IBAN, kod SWIFT banku

VERIFY – weryfikacja firm z Ukrainy w języku polskim

Platforma VERIFY integruje dane z ukraińskiego rejestru EDR, prezentując je w języku polskim. Wystarczy wpisać numer ЄДРПОУ lub nazwę firmy, aby otrzymać:

• Status rejestrowy z EDR
• Dane właścicieli i zarządu
• Historię zmian w rejestrze
• Scoring ryzyka (0-100) uwzględniający ryzyko geopolityczne
• Raport PDF do archiwizacji

Pierwsze 3 weryfikacje są bezpłatne – sprawdź już teraz!

Podsumowanie

Weryfikacja ukraińskich kontrahentów wymaga znajomości lokalnych rejestrów i specyfiki rynku. Kluczowe narzędzia to EDR (rejestr firm), rejestr podatników VAT i rejestr dłużników. Przy większych transakcjach warto zlecić due diligence wyspecjalizowanej firmie lub skorzystać z automatycznej weryfikacji przez platformę VERIFY.