Weryfikacja firmy przed podpisaniem umowy – checklista

Dlaczego weryfikacja przed umową jest kluczowa?

Podpisanie umowy z nieuczciwym lub niewypłacalnym kontrahentem może kosztować firmę dziesiątki lub setki tysięcy złotych. Dane GUS pokazują, że co roku w Polsce ogłaszanych jest ponad 1 000 upadłości firm, a tysiące kolejnych jest w trudnej sytuacji finansowej.

Kilka minut poświęconych na weryfikację może uchronić przed miesiącami walki o odzyskanie należności.

Checklista 12 kroków weryfikacji kontrahenta

Krok 1: Sprawdź podstawowe dane rejestrowe

Zweryfikuj czy firma istnieje i jest aktywna:

• ✅ Sprawdź NIP w CEIDG (dla jednoosobowych działalności) lub KRS (dla spółek)
• ✅ Upewnij się że adres siedziby jest aktualny
• ✅ Sprawdź datę rejestracji – bardzo młode firmy są bardziej ryzykowne

Krok 2: Zweryfikuj status VAT

• ✅ Sprawdź firmę na Białej Liście Podatników VAT (podatki.gov.pl)
• ✅ Upewnij się że rachunek bankowy kontrahenta jest na liście
• ✅ Dla firm zagranicznych sprawdź VIES (ec.europa.eu/vies)

Krok 3: Sprawdź osoby uprawnione do reprezentacji

• ✅ Kto może podpisywać umowy w imieniu firmy?
• ✅ Czy osoba podpisująca umowę jest w zarządzie?
• ✅ Jaki jest sposób reprezentacji (jednoosobowa, łączna)?

Krok 4: Zweryfikuj dane finansowe

• ✅ Sprawdź wyniki finansowe za ostatnie 3 lata
• ✅ Czy firma generuje zyski czy straty?
• ✅ Jaki jest poziom zadłużenia?

Krok 5: Sprawdź rejestr dłużników

• ✅ Sprawdź firmę w BIG InfoMonitor
• ✅ Sprawdź w KRD (Krajowy Rejestr Długów)
• ✅ Sprawdź w ERIF

Krok 6: Zweryfikuj postępowania sądowe i egzekucyjne

• ✅ Sprawdź dział 4 KRS (zaległości podatkowe i ZUS)
• ✅ Sprawdź Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ)
• ✅ Sprawdź Monitor Sądowy i Gospodarczy

Krok 7: Oceń stabilność zarządu

• ✅ Czy zarząd zmienił się w ostatnim roku?
• ✅ Czy osoby w zarządzie mają doświadczenie w branży?
• ✅ Czy zarząd nie figuruje w rejestrach dłużników?

Krok 8: Sprawdź historię firmy

• ✅ Jak długo firma działa w branży?
• ✅ Czy zmieniała wielokrotnie przedmiot działalności?
• ✅ Czy ma pozytywne opinie w internecie?

Krok 9: Zweryfikuj siedzibę i infrastrukturę

• ✅ Czy adres siedziby istnieje i jest prawdziwy?
• ✅ Czy firma ma własny lokal czy korzysta z wirtualnego biura?
• ✅ Czy ma własną stronę internetową i media społecznościowe?

Krok 10: Sprawdź referencje

• ✅ Poproś o referencje od innych kontrahentów
• ✅ Sprawdź opinie w Google, Trustpilot, branżowych forach
• ✅ Zapytaj w branżowych stowarzyszeniach

Krok 11: Oceń scoring ryzyka

• ✅ Sprawdź scoring ryzyka w VERIFY (0-100)
• ✅ Score poniżej 50 – rozważ dodatkowe zabezpieczenia
• ✅ Score poniżej 30 – poważnie rozważ rezygnację

Krok 12: Zabezpiecz umowę

• ✅ Ustal odpowiedni termin płatności (im niższy score, tym krótszy)
• ✅ Rozważ zaliczkę lub przedpłatę
• ✅ Rozważ weksel lub gwarancję bankową dla dużych kontraktów
• ✅ Dodaj klauzulę o karach umownych za opóźnienia

Automatyzacja weryfikacji z VERIFY

platforma VERIFY wykonuje kroki 1-4 i 11 automatycznie w kilka sekund. Wystarczy wpisać NIP kontrahenta, aby otrzymać kompleksowy raport z:

• Danymi z KRS, CEIDG i GUS
• Statusem VAT z Białej Listy
• Danymi finansowymi z ostatnich 3 lat
• Scoringiem ryzyka (0-100)
• Raportem PDF do archiwizacji

Pierwsze 3 weryfikacje są bezpłatne – sprawdź już teraz!